Situation:
Unser Kunde stellte fest, dass der Bedarf an Bildmaterial, Videos und anderen Dateien über die letzten Jahre immer weiter gestiegen ist. Immer mehr Stellen im und außerhalb des Unternehmens haben Bilddaten erstellt oder angefordert. Viele Bilder wurden zwei- oder mehrfach in unterschiedlichsten Qualitäten erstellt. Die Kosten für das Erstellen, Verwalten und Verteilen der Bilder waren nicht zu quantifizieren, man nahm jedoch an, dass die Kosten zu hoch sind und unkontrolliert steigen. An immer mehr Stellen im Unternehmen wurden Datenbanken geschaffen, um die Bilddaten zu verwalten, darüber hinaus lagen unzählige Assets auf lokalen Festplatten der Mitarbeiter und Anfragen nach Bildern konnten nicht mehr schnell genug beantwortet werden. Darüber hinaus wurden Bilder immer häufiger in unterschiedlichen Auflösungen und Formaten benötigt und mussten, jeweils mit Aufwand und Kosten verbunden, konvertiert werden. Automatische Newsletter- oder E-Mail-Systeme hatten jeweils ihre eigenen DAM-Systeme, ebenso wie die Content Management-Systeme für die unterschiedlichen Länder-Webseiten.
Task:
Aufgabe war es zunächst einmal das Problem zu quantifizieren und in den Ländern ein Verständnis für das Problem zu schaffen. Im Anschluss an die Erstellung des Business Cases sollte ein System ausgesucht und beschafft werden, bevor es in einer finalen Phase implementiert und mit bereits vorhandenen Systemen integriert werden sollte.
Action:
In mehreren DAM Start-Workshops mit Mitarbeitern aus verschiedenen Ländern, Funktionen und Hierarchien haben wir zunächst versucht das Problem zu greifen, Arbeitshypothesen aufzustellen und die nächsten Schritte abzustimmen sowie ein Commitment bei den verschiedenen Stakeholdern zu erzeugen. Im Anschluss haben wir in einer 20-tägigen Discovery-Phase die erforderlichen Daten beschafft, Prozesse analysiert, vorhandene Technik (Hard- & Software) mit bereits vorhandenen Interaktionen aufgelistet und validiert. In weiteren 30 Tagen wurden alle gesammelten Daten aufbereitet, der globale Business Case wurde erstellt und die Anforderungen formuliert, die ein Enterprise DAM-System zu erfüllen hat. Nach Abstimmung und Freigabe durch den Vorstand haben wir in einer professionellen Ausschreibung einen DAM-System-Partner identifiziert und gemeinsam einen Implementierungsplan erstellt. Für die Integration mit bereits vorhandenen Tools haben wir außerdem einen System-Integrator identifiziert und gemeinsam ein detailliertes Lastenheft entwickelt. Wir haben das Taxonomie- und Metadaten-Modell erstellt sowie ein Konzept zur kontinuierlichen Datenpflege.
Result:
15 Monate nach Start des Projektes sind alle Marketing-Assets unseres Kunden in einem System konsolidiert und stehen Mitarbeitern, Partnern, Kunden und Agenturen weltweit auf Knopfdruck in verschiedenen Auflösungen und Formaten zur Verfügung. Redundante Systeme sind abgeschaltet, Assets können in 6 verschiedenen Sprachen gesucht und gefunden werden. Marketing Tools wie Sitecore, Omniture etc. werden zentral aus einem DAM-System versorgt und es steht eine einheitliche Qualität zur Verfügung. Unser Kunde spart einen beachtlichen Betrag für überflüssige Systeme und Prozesse ein und vermeidet einen noch höheren Betrag an Kosten für die Erstellung von neuen Assets in den verschiedenen Ländern und Organisationen.
Praxisfälle: Übersicht
