Unser Kunde stellte fest, dass der Bedarf an Bildmaterial, Videos und anderen Dateien über die letzten Jahre immer weiter gestiegen ist. Immer mehr Stellen im und außerhalb des Unternehmens haben Bilddaten erstellt oder angefordert. Viele Bilder wurden zwei- oder mehrfach in unterschiedlichsten Qualitäten erstellt. Die Kosten für das Erstellen, Verwalten und Verteilen der Bilder waren zwar nicht zu quantifizieren, man nahm jedoch an, dass die Kosten zu hoch sind und unkontrolliert steigen. An immer mehr Stellen im Unternehmen wurden Datenbanken geschaffen, um die Bilddaten zu verwalten, darüber hinaus lagen unzählige Assets auf lokalen Festplatten der Mitarbeiter und Anfragen nach Bildern konnten nicht mehr schnell genug beantwortet werden.
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Unser Kunde stellte fest, dass der Bedarf an Bildmaterial, Videos und anderen Dateien über die letzten Jahre immer weiter gestiegen ist. Immer mehr Stellen im und außerhalb des Unternehmens haben Bilddaten erstellt oder angefordert. Viele Bilder wurden zwei- oder mehrfach in unterschiedlichsten Qualitäten erstellt. Die Kosten für das Erstellen, Verwalten und Verteilen der Bilder waren nicht zu quantifizieren, man nahm jedoch an, dass die Kosten zu hoch sind und unkontrolliert steigen. An immer mehr Stellen im Unternehmen wurden Datenbanken geschaffen, um die Bilddaten zu verwalten, darüber hinaus lagen unzählige Assets auf lokalen Festplatten der Mitarbeiter und Anfragen nach Bildern konnten nicht mehr schnell genug beantwortet werden. Darüber hinaus wurden Bilder immer häufiger in unterschiedlichen Auflösungen und Formaten benötigt und mussten, jeweils mit Aufwand und Kosten verbunden, konvertiert werden. Automatische Newsletter- oder E-Mail-Systeme hatten jeweils ihre eigenen DAM-Systeme, ebenso wie die Content Management-Systeme für die unterschiedlichen Länder-Webseiten.
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Unser Kunde ist ein Unternehmen, das in den letzten Jahren u. a. durch Zukäufe sehr stark gewachsen war und dadurch a) sehr unterschiedliche Prozesse in der Druckvorstufe für Verpackungsmaterialien verzeichnete und b) mit sehr vielen unterschiedliche Lieferanten im Prepress- und Druckbereich arbeitete. Durch diesen Umstand musste unser Kunde auf Einsparungen durch Bündelung von Volumina verzichten und hatte überdies den Eindruck, dass die vielen kleineren und lokalen Lieferanten nicht das komplette am Markt verfügbare Leistungsspektrum abbilden. Intern wurden erhebliche Redundanzen und Ineffizienzen vermutet.
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Unser Kunde hat jedes Jahr in über 180 Ländern bei über 1.000 verschiedenen Design-Agenturen über 2.000 neue Designs oder Design-Adaptionen für seine Marken bestellt. Der Briefingprozess der Agentur und der Design-Auswahlprozess folgten dabei keinem verbindlichen Standard. Evaluierungskriterien lagen nicht vor, Testmethoden waren willkürlich und die verantwortlichen Manager waren keine ausgebildeten Designmanager.
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Unser Kunde vermutete, dass im Marketing sehr viele immer wiederkehrende Prozesse ablaufen, die einerseits sehr häufig (täglich bis wöchentlich) genutzt werden und andererseits auch immer gleich oder zumindest ähnlich ablaufen. Man ging davon aus, dass viele dieser Prozesse noch nicht standardisiert oder sogar automatisiert wurden, um die Marketing Produktivität zu erhöhen.
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Bei unserem Kunden existierten alleine in einem Land viele unterrangeschiedliche Arbeitsweisen zur Erstellung von Verpackungsmaterialien. Der Prozess funktionierte stark manuell und vor allem die Beschaffung der mannigfachen Informationen war umständlich und langwierig. Ein großes Problem bestand in der Bereitstellung von Informationen mal als „hardcopy“, mal als Excel-, PDF oder Worddokument und mal als Bilddatei. Ansprechpartner waren oft tagelang nicht erreichbar und der Prozessfortschritt war ausgesprochen mühsam. Die nachträgliche „Manöverkritik“ erforderte nochmals sehr viel Zeit, da Kennzahlen nicht vorlagen und mit entsprechendem Aufwand manuell zusammengestellt werden mussten. Alle Freigabe-Prozesse waren zeitintensiv und mühevoll, insbesondere waren einige Service-Abteilungen (Recht, Qualität etc.) zunehmend überfordert, da bestimmte Materialien bis zu 15-mal durch den Freigabeprozess liefen und jedes Mal komplett bewertet werden mussten. Einige der Serviceabteilungen wurden so zum „Bottleneck“ und die Stimmung zwischen den beteiligten Kollegen sank zunehmend.
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