Situation:
Bei unserem Kunden existierten alleine in einem Land sehr viele unterschiedliche Arbeitsweisen zur Erstellung von Verpackungsmaterialien. Der Prozess funktionierte stark manuell und vor allem die Beschaffung der mannigfachen Informationen war umständlich und langwierig. Ein großes Problem bestand in der Bereitstellung von Informationen mal als „hardcopy“, mal als Excel-, PDF oder Worddokument und mal als Bilddatei. Ansprechpartner waren oft tagelang nicht erreichbar und der Prozessfortschritt war ausgesprochen mühsam. Die nachträgliche „Manöverkritik“ erforderte nochmals sehr viel Zeit, da Kennzahlen nicht vorlagen und mit entsprechendem Aufwand manuell zusammengestellt werden mussten. Alle Freigabe-Prozesse waren zeitintensiv und mühevoll, insbesondere waren einige Service-Abteilungen (Recht, Qualität etc.) zunehmend überfordert, da bestimmte Materialien bis zu 15-mal durch den Freigabeprozess liefen und jedes Mal komplett bewertet werden mussten. Einige der Serviceabteilungen wurden so zum „Bottleneck“ und die Stimmung zwischen den beteiligten Kollegen sank zunehmend.
Task:
Unsere Aufgabe war es ein Workflow Mangement System inklusive Freigabewerkzeug zu identifizieren und einzuführen.
Action:
In einem ersten Schritt haben wir die heutigen Prozesse im Rahmen einer Discovery-Phase aufgenommen und analysiert. Auf Basis der Analyse haben wir die Systemanforderungen definiert, abgestimmt und in ein formales „System Requirement-Dokument“ überführt. Mit diesem Dokument haben wir ein Briefing erstellt und zunächst mit dem Vorstand die Frage abgeklärt, ob es sich lohnt ein System selber zu bauen oder besser eines zu kaufen. Nach der Entscheidung, ein System zu kaufen, haben wir eine „Longlist“ mit potenziellen Lieferanten erstellt und eine erste Bewertung vorgenommen. Gemeinsam mit drei sehr unterschiedlichen Systemanbietern haben wir dann einen Inspirationstag veranstaltet, um den beteiligten Teams erste Eindrücke zu verschaffen. Im Anschluss wurde das Requirement-Dokument noch einmal angepasst und ein RFI gestartet, gefolgt von einem RFQ. Wir haben dann drei Lieferanten nach vorher genau definierten (und abgestimmten) Kriterien für einen finalen Pitch ausgesucht und uns gemeinsam mit unserem Kunden für einen Anbieter entschieden. Nach den von uns erfolgreich geführten Vertragsverhandlungen haben wir die Implementierung begleitet und die Integration des Tools mit SAP vorangetrieben.
Result:
Heute können alle Teams unseres Kunden Ihren Abteilungsprozess selbst definieren (auf Basis eines Grundprozesses) und in dem Workflow Management System selber einstellen. Die Bereitstellung aller relevanten Informationen erfolgt auf Knopfdruck und durch die zentrale Datenpflege ist sichergestellt, dass keine Versionsunterschiede und Fehler mehr existieren. Die Durchlaufzeit hat sich um 70% verbessert, die Freigabezyklen sind nicht nur schneller, sondern für die einzelnen Bearbeiter auch wesentlich komfortabler geworden. So können Freigeber heute Texte automatisch vergleichen lassen, Versionen Pixel für Pixel vergleichen lassen und Dateien müssen nicht mehr heruntergeladen und geöffnet werden, sondern können online direkt im Browser verglichen werden. Kommentare werden in der Freigabedatei direkt an der relevanten Stelle eingetragen und sind für alle Beteiligten sichtbar. Das Projektreporting funktioniert heute voll automatisch und auf Knopfdruck, wodurch das Management alle wesentlichen KPIs immer im Blick hat.
Auch hier bietet es sich an, intensiver in den Fall einzutauchen – gerne präsentieren wir Ihnen das Thema ausführlich, 
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Praxisfälle: Übersicht
