Situation:
Unser Kunde ist ein Unternehmen, das in den letzten Jahren u. a. durch Zukäufe sehr stark gewachsen war und dadurch a) sehr unterschiedliche Prozesse in der Druckvorstufe für Verpackungsmaterialien verzeichnete und b) mit sehr vielen unterschiedliche Lieferanten im Prepress- und Druckbereich arbeitete. Durch diesen Umstand musste unser Kunde auf Einsparungen durch Bündelung von Volumina verzichten und hatte überdies den Eindruck, dass die vielen kleineren und lokalen Lieferanten nicht das komplette am Markt verfügbare Leistungsspektrum abbilden. Intern wurden erhebliche Redundanzen und Ineffizienzen vermutet.
Task:
Unsere Aufgabe war es, die komplette Prozesskette der Verpackungsproduktion (Design to Print) zu analysieren, ein SWOT-Profil zu erstellen, geeignete Maßnahmen für die Zukunft vorzuschlagen, ggf. neue Partner zu identifizieren und das neue Modell schnell und reibungslos zu implementieren.
Action:
Nach der Beauftragung sind wir direkt in die Discoveryphase eingestiegen und haben in über 20 Interview Sessions mehr als 100 Mitarbeiter, Lieferanten, Drucker und Agenturen konzentriert zu den heutigen Abläufen befragt. In der Nachbereitung entstand dann einerseits das Stärken- und Schwächen-Profil, andererseits aber auch ein Empfehlungskatalog für die Zukunft. Die Abstimmung des auf den Empfehlungen basierende Zukunft-Modells fand einerseits mit dem Topmanagement statt, andererseits aber auch in sogenannten Inspiring Workshops mit allen Beteiligten am Prozess. Im Anschluss entstanden konkrete Anforderungsprofil für einen zentralen Repro-Dienstleister und ein unterstützendes Prozessmanagement Tool mit Freigabewerkzeug. Basierend auf dem Anforderungsprofil haben wir ein Briefing erstellt und über 25 potentielle Partner für die anstehenden Aufgaben vorgeschlagen. Wir haben einen ersten RFI durchgeführt und sind anschließend mit zehn potenziellen Partnern in den RFQ gegangen. Von Anfang an haben wir konkrete Bewertungskriterien entwickelt und als Maßstab für die Entscheidung etabliert. Der finale Pitch fand mit drei potenziellen Partnern statt, von denen wir mit einem in konkrete Verhandlungen eingetreten sind und nach Vertragsabschluss die Implementierung vorangetrieben haben. Im Rahmen der Implementierung war unsere größte Herausforderung der Übergang von Lieferant A zu Lieferant B und die Sicherung des Tagesgeschäftes inkl. Datenübergabe.
Result:
Heute verändert unser Kunde über 2.500 Artwork und Repro-Dateien im Jahr zentral über einen Dienstleister und spart über 0,5 Mio. Euro allein in der Erstellung der finalen Druckdateien. Der Prozess hat sich von durchschnittlich sechs Monaten auf unter drei Monate verkürzt. Die einzelnen Dateien werden nicht mehr durchschnittlich 7-mal angefasst, sondern nur noch 2,1-mal, wodurch alle Beteiligten wesentlich weniger Freigabe-Prozesse durchlaufen müssen. Die Einsparungen in diesem Bereich belaufen sich auf über 400.000 Euro/Jahr. Durch standardisierte Übergabeprodukte gibt es heute wesentlich geringere Reibungen zwischen den beteiligten Dienstleistern und das Leistungscontrolling fällt (nicht zuletzt wegen des eingeführten Prozessmanagemen-Tools) wesentlich leichter.
Praxisfälle: Übersicht
