Situation:
Unser Kunde stellte fest, dass der Bedarf an Bildmaterial, Videos und anderen Dateien über die letzten Jahre immer weiter gestiegen ist. Immer mehr Stellen im und außerhalb des Unternehmens haben Bilddaten erstellt oder angefordert. Viele Bilder wurden zwei- oder mehrfach in unterschiedlichsten Qualitäten erstellt. Die Kosten für das Erstellen, Verwalten und Verteilen der Bilder waren zwar nicht zu quantifizieren, man nahm jedoch an, dass die Kosten zu hoch sind und unkontrolliert steigen. An immer mehr Stellen im Unternehmen wurden Datenbanken geschaffen, um die Bilddaten zu verwalten, darüber hinaus lagen unzählige Assets auf lokalen Festplatten der Mitarbeiter und Anfragen nach Bildern konnten nicht mehr schnell genug beantwortet werden.
Task:
Die Aufgabe bestand darin einen Business Case zu erstellen, der Aufschluss über den genauen Status Quo geben sollte sowie darüber, wie sinnvoll die Einführung eines professionellen DAM System (Digital Asset Management System) sei und mit welcher Begründung.
Über den klassischen Business Case hinaus sollte ein Video entstehen, das die Fakten in maximal drei Minuten zusammenfasst und das den Vorstand wie auch die Belegschaft ggf. überzeugen und motivieren kann, tätig zu werden.
Action:
In einem DAM Start Workshop mit Mitarbeitern aus verschiedenen Funktionen und Hierarchien haben wir zunächst einmal versucht, das Problem zu greifen, Arbeitshypothesen aufzustellen und die nächsten Schritte abzustimmen sowie ein Commitment bei den verschiedenen Stakeholdern zu erzeugen. Im Anschluss haben wir in einer 15-tägigen Discovery-Phase die erforderlichen Daten beschafft und validiert. In weiteren 10 Tagen wurden die gesammelten Daten aufbereitet, der globale Business Case wurde erstellt und abgestimmt.
Nach Freigabe des Business Cases haben wir ein Executive Summary der Ergebnisse zusammengestellt und in einem Video aufbereitet.
Result:
Das Resultat waren nicht nur zwei unterschiedliche Business Case-Dokumente und ein Video, sondern vielmehr der Fakt, dass der globale Vorstand unseres Kunden in nur 30 Minuten das Problem verstanden hat und ein DAM-Implementierungs-Programm auf den Weg gebracht hat. Die komplette Organisation hatte durch den Start-Workshop und die anschließende Discovery-Phase bereits Commitment erzeugt und war eingebunden. Die DAM-Implementierung konnte zügig starten und sehr schnell abgeschlossen werden.
Praxisfälle: Übersicht
